Onboarding – Bedeutung & Phasen

Die Personalbeschaffung ist oftmals aufwendig und nicht selten recht kostspielig. Deshalb erstaunt es schon, dass manche Unternehmen meinen, mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags sei die Sache erledigt und sich dann wundern, wenn neue Mitarbeitende schon nach kurzer Zeit das Handtuch werfen. Tatsächlich endet die Candidate Journey aber erst, wenn auch die Integration im neuen Unternehmen gelingt. Das richtige Onboarding bildet die Grundlage für eine gute Zusammenarbeit und sollte sowohl von Personaldienstleistern als auch von ihren Kunden ernst genommen werden.

Was ist mit Onboarding gemeint?

Der Begriff »Onboarding« stammt aus dem Englischen und meint auf deutsch soviel wie »an Bord nehmen«. Im Personalwesen wird damit die Aufnahme und Einarbeitung neuer Mitarbeitender ins Unternehmen und ins Team beschrieben. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen befristeten Einsatz oder eine Festanstellung handelt. Diese Phase der Integration schliesst den Recruiting Prozess ab und legt zugleich den Grundstein für Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung.

Warum ist ein gutes Onboarding wichtig?

Wer einen neuen Mitarbeitenden willkommen heisst, hat bestimmte Erwartungen an dessen Leistungen. Nur kommt die nicht direkt an Tag eins. Immerhin muss sich der oder die Neue ja erst einmal zurechtfinden, Kollegen und Arbeitsabläufe kennenlernen, sich mit der Unternehmenskultur vertraut machen. Je besser die Phase der Einarbeitung gestaltet ist, desto schneller kann eine Identifikation mit dem neuen Job stattfinden. Beim Onboarding geht es vor allem darum, die fachliche und soziale Integration ins Unternehmen in einer Form sicherzustellen, dass neue Mitarbeitende rasch motiviert sind und sich wohlfühlen. Was so einfach klingt, wird oft vernachlässigt oder falsch angegangen:

Häufige Fehler beim Onboarding

  • Kein Kontakt: Zwischen Vertragsunterzeichnung und vereinbartem Arbeitsantritt liegen einige Tage oder sogar Wochen, aber das Unternehmen meldet sich in der Zwischenzeit nicht.

  • Unklare Zuständigkeiten: Keiner fühlt sich wirklich für die Einarbeitung zuständig und man überlässt den neuen Mitarbeitenden sich selbst.

  • Überforderung: Der Neuzugang wird mit Informationen und Anweisungen zu den neuen Aufgaben regelrecht zugeschüttet und soll im Anschluss direkt eigenständig arbeiten.

  • Falsche Erwartungshaltung: Es wird vorausgesetzt, dass in fachlicher Hinsicht alles von Anfang an klappt und die Arbeit reibungslos läuft.

  • Mangelnde Kommunikation: Es gibt keine regelmässigen Feedbackgespräche und der neue Mitarbeitende wird auch nicht nach seinen Eindrücken gefragt.

All das kann die Begeisterung für den neuen Arbeitsplatz schnell abflauen lassen. Denn es zeugt weder von Wertschätzung noch von einer guten Willkommenskultur. Resignation macht sich breit, die Motivation bleibt auf der Strecke, vielleicht unterlaufen dem Neuzugang deswegen sogar grobe Fehler. Wenn so etwas passiert, ist ein früher Absprung meist vorprogrammiert. Damit waren Zeit und Kosten für die Personalgewinnung vergebliche Aufwendungen. Am Ende kann auf diese Weise ein erheblicher Schaden entstehen – nicht nur in finanzieller Hinsicht. Das Unternehmens-Image leidet ebenfalls. Und: passende Mitarbeitende zu finden, ist heute schwieriger denn je – umso wichtiger wird das richtige Onboarding.

Was gehört zum Onboarding-Prozess?

Der Onboarding-Prozess beginnt mit der Vertragsunterzeichnung und endet meistens mit Ablauf der Probezeit – also nach ein bis drei Monaten. Aber er kann wesentlich länger dauern. Etwa, wenn die Aufgaben am neuen Arbeitsplatz sehr komplexer Natur sind, so dass eine umfangreiche Einarbeitung in sämtliche Abläufe mehr Zeit in Anspruch nimmt. Das wird gerade bei Führungspositionen regelmässig der Fall sein. Umgekehrt ist auch eine kurze Onboarding Phase von nur wenigen Tagen denkbar. In der Regel besteht ein Onboarding-Prozess aus drei Abschnitten.

Vor dem Arbeitsantritt

  • weitere Informationen übersenden
  • Formalitäten erledigen
  • Arbeitsplatz vorbereiten
  • Arbeitsmittel beschaffen
  • Kollegen informieren und einbinden
  • Ansprechpartner bzw. Mentor bestimmen

Willkommens- bzw. Orientierungsphase

Erster Tag

  • Begrüssung durch den verantwortlichen Vorgesetzten und Mentor
  • Kennenlernrunde im Team
  • Räumlichkeiten zeigen
  • Übergabe von Arbeitsmitteln, Schlüsseln und Zugangscodes

Erste Woche

  • Unternehmensstruktur und Arbeitsziele vermitteln
  • gegenseitige Erwartungshaltung abklären
  • erste Aufgaben zuteilen
  • Kontakt zu Kollegen fördern

Einarbeitungsphase

  • nach ersten Eindrücken fragen
  • Feedback geben
  • je nach Unternehmensgrösse weitere Abteilungen vorstellen
  • ergänzende Informationen liefern
  • Aufgabenfeld erweitern
  • Beziehungen (z.B. durch Team-Events) vertiefen

Wenn die Probezeit abgelaufen ist, empfiehlt sich ein weiteres, ausführliches Mitarbeitergespräch. Kommt der oder die Neue mittlerweile gut zurecht? Wo gibt es noch Schwierigkeiten? Was kann dagegen unternommen werden? Wie intensiv der Onboarding-Prozess sein muss und wieviel Zeit er benötigt, hängt immer vom Unternehmen, dem jeweiligen Job sowie von den Aufgaben ab. Sicher ist aber eines: Nur eine gute Willkommenskultur – geprägt von Wertschätzung und Feedback – sorgt für nachhaltige Recruitingerfolge.

Onboarding-Konzept für Leiharbeitnehmer

Für temporär Beschäftigte kann die Integration am neuen Arbeitsplatz mit Problemen verbunden sein. Jedenfalls dann, wenn das entleihende Unternehmen sie nicht als vollwertige Mitarbeitende betrachtet, weil sie ohnehin nach einer gewissen Zeit wieder weg sind. Oft bindet man sie gar nicht richtig in die Unternehmensstrukturen ein. Oder es wird einfach erwartet, dass die Tempworker ohne großartige Einarbeitung sofort einsatzbereit sind. Das sorgt nicht unbedingt dafür, dass sie sich willkommen fühlen und wirkt sich – wie bei festen Mitarbeitenden auch – auf Motivation und Leistungsbereitschaft aus.

Um so etwas zu vermeiden, sollten Personaldienstleister ihre temporären Arbeitskräfte bei der Integration im Entleihbetrieb tatkräftig unterstützen. Das beginnt noch vor dem ersten Arbeitstag. Beispielsweise durch eine Einweisung in die zukünftigen Aufgaben, eine Schulung zur Arbeitssicherheit und ggf. notwendige Gesundheitschecks. Der Verleiher sollte ebenfalls alle wesentlichen Informationen zum Kundenunternehmen und rund um den neuen Einsatz zusammenstellen.

Darüber hinaus bietet es sich an, eine Checkliste für den Onboarding-Prozess beim Kunden zu erstellen, die Bestandteil des Leihvertrages ist. Sie beinhaltet bestimmte Punkte, die für den Einsatz wichtig sind. Die Punkte auf der Liste werden dann von Entleiher und Tempworker gemeinsam innerhalb einer festgelegten Zeit besprochen bzw. abgearbeitet. Lernen Sie die Unternehmen Ihrer Kunden gut kennen. Dann wissen Sie, was für den Onboarding-Prozess bedeutsam ist und erleichtern Ihren Mitarbeitenden den Einstieg im Entleihbetrieb.

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Fazit

Die Willkommenskultur hat massgeblichen Einfluss auf die spätere Zusammenarbeit. Fehlt sie oder wird nicht ernst genommen, steigen die Absprungraten und damit die Folgekosten. Ein gut durchdachtes Onboarding Konzept hilft bei einer schnellen und nachhaltigen Integration neuer Mitarbeitender. Fühlen diese sich von Tag eins an willkommen, gehen sie ihre Aufgaben motiviert an, identifizieren sich eher mit ihrem neuen Job und sind leistungsbereiter. Auch die Bindung zum Unternehmen wird gestärkt. Ein nicht zu unterschätzender Faktor in Zeiten des Fachkräftemangels.

Foto: pexels.com | Miguel Á. Padriñán

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2022-08-18T22:40:11+00:00