Absageschreiben formulieren: Tipps und Muster

Wenn eine offene Stelle besetzt werden soll, haben Personalverantwortliche viel zu tun und meist die Qual der Wahl. Sie müssen zahlreiche Bewerberunterlagen sichten, Jobinterviews führen und schliesslich eine Entscheidung treffen. Am Ende kann nur einer das Rennen machen. Und die anderen, die es nicht geschafft haben? Die bekommen doch ganz bestimmt ein Absageschreiben auf ihre Bewerbung, oder? Leider sieht die Realität anders aus und so manches Unternehmen handelt ganz nach dem Prinzip: «Keine Antwort ist auch eine Antwort» oder speist Bewerber mit ein paar nichtssagenden Floskeln ab. Das ist nicht nur für die Betroffenen irritierend, sondern kann ganz nebenbei dem Unternehmensimage nachhaltigen Schaden zufügen.

Warum ein Absageschreiben auf eine Bewerbung wichtig ist

Wer eine Bewerbung verfasst, investiert Zeit und Mühe. Immerhin sollen die Unterlagen die Eintrittskarte zum neuen Job werden. Dass das nicht immer klappt, wissen Bewerber sehr wohl. Dennoch ist mit jedem Schreiben eine gewisse Hoffnung verbunden und sie interessieren sich dafür, woran es gelegen hat, falls sie die Stelle nicht bekommen. Aber nur sehr wenige Arbeitgeber wenden die Mühe auf und begründen eine Bewerbungsabsage stichhaltig. Dabei würde das einem abgelehnten Bewerber wichtiges Feedback liefern. Ausserdem zeugt es vor allem von einem: Als potenzieller Arbeitgeber hat man sich wirklich mit den Kandidaten auseinandergesetzt.

Selbst wenn es keine Verpflichtung gibt, überhaupt ein Absageschreiben zu verfassen, geschweige denn die Ablehnungsgründe darzulegen, eine faire Geste Bewerbern gegenüber ist es allemal. Warum geschieht das trotzdem nur selten? Vielleicht aus Zeitmangel oder weil Arbeitgeber sich nicht angreifbar machen wollen. Viel öfter jedoch gewinnt man den Eindruck, dass Bewerber immer noch als Bittsteller angesehen werden, bei denen man im Falle einer Ablehnung ohnehin keinen Aufwand mehr betreiben muss.

Doch Vorsicht: Ihre Erfahrungen im Bewerbungsprozess – und dazu gehört auch die Bewerbungsabsage als Schlusspunkt – teilen Jobinteressenten im Freundes- und Bekanntenkreis oder im Netz. Plattformen für Arbeitgeberbewertungen sind voll von negativen Beispielen im Umgang mit Bewerbern. Und das, obwohl immer mehr Unternehmen auf Employer Branding setzen, um sich als guter Arbeitgeber zu präsentieren. Ein Image nach aussen aufzubauen, mit Hochglanz-Website und allerlei Lobeshymnen, ist leicht. Ob ein solches Image hält, was es verspricht, wird unter anderem daran deutlich, wie man potenzielle Mitarbeitende behandelt. Hapert es bereits an dieser Stelle, wie ist es dann wohl um die wirkliche Unternehmenskultur bestellt?

Worauf man bei einem Absageschreiben achten sollte

Niemand überbringt gern schlechte Nachrichten. Gleichwohl kann ein freundliches und individuelles Absageschreiben das I-Tüpfelchen bei der Candidate Experience sein. Wohl nichts ist schlimmer, als Bewerber, die nicht in Frage kommen, komplett im Ungewissen zu lassen. Auch so manche Standardformulierung in einer Bewerbungsabsage hinterlässt einen faden Beigeschmack. Ein Satz wie: «Zu unserer Entlastung senden wir anbei Ihr Bewerberdossier zurück», wirkt letztendlich so, als ob der Adressat eine Belastung war.

Sicherlich kommt man bei der Formulierung eines Absageschreibens manchmal nicht umhin, eher allgemein zu bleiben. Denn oft sind es nur Nuancen, die über eine Zu- oder Absage entscheiden. Was aber immer ins Absageschreiben auf eine Bewerbung gehört, ist ein Dank an den Bewerber. Die Absage sollte klar formuliert und von Wertschätzung geprägt sein.
Sofern es bereits ein Vorstellungsgespräch gegeben hat, ist die Enttäuschung bzw. Unsicherheit auf Bewerberseite meist noch grösser. An dieser Stelle empfiehlt es sich, einen konkreten Absagegrund zu benennen (z.B. fehlende Sprachkenntnisse oder mangelnde Erfahrung auf einem für die Position relevanten Gebiet). Das ist eine Form konstruktiver Kritik und macht die Entscheidung nachvollziehbar. Darüber hinaus weiss ein Jobkandidat dann, woran er arbeiten sollte.

Von vielsprechenden Profilen, die nur aktuell nicht passen, muss man sich nicht gleich verabschieden. Stattdessen sollte hier ein Angebot folgen, in Kontakt zu bleiben. Etwa, indem die Bewerberdaten in den Talentpool aufgenommen werden. Auch das kann einem Absageschreiben eine positive Note verleihen und liefert zugleich einen potenziellen Kandidaten für eine andere Vakanz.

Absageschreiben formulieren: Hinweise zum Aufbau

  • Namentliche Anrede

  • Dank für Aufwand und Mühe

  • Positives betonen

  • Bedauern ausdrücken
  • ggf. konkreten Grund ansprechen
  • ggf. Kontaktangebot machen
  • Schlussformel und persönlichen Ansprechpartner nennen

In welchem Stil man ein Absageschreiben gestaltet, hängt einerseits von den üblichen Umgangsformen im Unternehmen ab. Andererseits spielt die Persönlichkeit des Adressaten der Bewerbungsabsage eine Rolle. Manchmal ist mehr Förmlichkeit angebracht, manchmal darf es etwas salopper sein. Natürlich verbieten sich herablassende oder diskriminierende Äusserungen. Nachfolgend geben wir zwei Beispiele, wie eine Bewerbungsabsage aussehen könnte:

Muster Absageschreiben nach schriftlicher Bewerbung

Sehr geehrte/r…(Name)

wir bedanken uns für Ihre Bewerbung als (Jobtitel) und für Ihre Bereitschaft, sich in unserem Unternehmen einbringen zu wollen. Sie haben viel Mühe investiert, was wir sehr zu schätzen wissen. Umso schwerer fällt es uns, Ihnen heute keine guten Nachrichten zu überbringen. Trotz ihres vielversprechenden Profils waren Ihnen andere Bewerber einen kleinen Schritt voraus. Darin liegt in keinem Fall eine Abwertung ihrer Kenntnisse und Fähigkeiten.
Im Gegenteil: Wir könnten uns eine Zusammenarbeit zu einem späteren Zeitpunkt durchaus vorstellen. Deshalb bitten wir Sie um Ihre Zustimmung, Ihre Daten in unseren Talentpool aufnehmen zu dürfen, damit wir Sie über neuerliche Vakanzen informieren können. Auch wenn es diesmal nicht geklappt hat: Wir freuen uns, mit Ihnen in Kontakt zu bleiben und wünschen Ihnen beruflich und persönlich alles Gute.

Für Rückfragen steht Ihnen der Unterzeichner gern unter (Kontaktdaten) zur Verfügung!

Mit freundlichen Grüssen

Muster Absageschreiben nach Vorstellungsgespräch

Sehr geehrte/r…(Name)

wir bedanken uns für Ihre Bewerbung als (Jobtitel) und das sehr angenehme Gespräch vom xx.yy.2021. Dass Sie sich vorstellen können, ihre berufliche Zukunft mit uns zu gestalten, freut uns sehr. Dennoch haben wir heute leider keine guten Nachrichten für Sie. Auch wenn Sie in fast allen Punkten überzeugen konnten, sind wir der Meinung, dass Ihre Kenntnisse in xy noch ausbaufähig sind und derzeit für die ausgeschriebene Stelle nicht ausreichen. Deshalb haben wir uns nach reiflicher Überlegung für einen anderen Bewerber entschieden.
Bitte verstehen Sie das nicht als Abwertung Ihrer Qualifikationen und Fähigkeiten. Anhand des guten Eindrucks, den Sie bei uns hinterlassen haben, sind wir sicher, dass sie schnell die für Sie passende Position finden. Wir bedauern unsere Absage, hoffen aber, dass Sie unser Unternehmen positiv in Erinnerung behalten und wünschen Ihnen sowohl beruflich als auch privat alles Gute.

Sie haben noch Fragen oder möchten uns Feedback geben? Gerne ist (Ansprechpartner) unter (Kontaktdaten) für Sie da!

Mit freundlichen Grüssen

Die obigen Muster Absageschreiben bitten wir als Anregung zu verstehen. Wer als Personalverantwortlicher bzw. Arbeitgeber eine gute Bewerbungsabsage verfassen möchte, muss individuell auf die jeweils vorliegende Bewerbung eingehen. Das macht zwar etwas Mühe, kostet aber fast nichts. Besonders bewerberfreundlich ist, diesem mit dem Absageschreiben eine Feedbackmöglichkeit einzuräumen und eine persönliche Rücksprache anzubieten. Sich um diejenigen zu kümmern, die den Job nicht bekommen, sendet ein positives Signal: Hier werden Bewerber ernst genommen und respektvoll behandelt. Damit tut man als Unternehmen zugleich etwas für das eigene Image.

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Foto: Pixabay.com | Arek Socha

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2021-09-02T20:17:02+00:00