Zeitwirtschaft: Bedeutung, Aufgaben & Ziele
Wirtschaftlicher Erfolg beruht unter anderem auf einer hohen Produktivität, die wiederum aus einem möglichst optimalen Einsatz materieller und personeller Ressourcen resultiert. Darüber hinaus spielt in diesem Zusammenhang der Faktor Zeit und damit eine nachhaltige Zeitwirtschaft im Unternehmen eine wichtige Rolle. Denn es heisst nicht umsonst: Zeit ist Geld. Was versteht man unter Zeitwirtschaft? Welche Aufagben und Ziele hat sie und welche Vorteile bietet ein Zeitwirtschaftssystem?
Die Zeitwirtschaft beschäftigt sich in einem Unternehmen mit zeitlichen Aspekten von Arbeits- und Produktionsabläufen. Sie erfasst, verwaltet und bewertet Zeitdaten auf verschiedenen Ebenen. Die Ergebnisse dienen der Planung, Steuerung sowie dem Controlling firmeninterner Prozesse. Zur Definition von Zeitwirtschaft müssen zwei Bereiche berücksichtigt werden: Zum einen der Herstellungs- bzw. Auftragsbearbeitungsprozess; zum anderen das Personalwesen. Zeitwirtschaft in der Produktion bzw. bei Projekten dient der Terminierung von Aufträgen und betrachtet die Dauer einzelner Arbeitsschritte vom Auftragseingang bis zur Fertigstellung. Im Rahmen der HR-Zeitwirtschaft steht die Erfassung und Verarbeitung von Zeitdaten der Mitarbeiter im Fokus.
Was gehört zur Zeitwirtschaft?
Kurz gesagt befasst sich die Zeitwirtschaft mit folgenden Fragen:
Obwohl die Zeitwirtschaft in einem Unternehmen auf zwei unterschiedliche Gebiete ausgerichtet ist, gehören beide in der Gesamtbetrachtung zusammen. Denn das übergeordnete Ziel der Zeitwirtschaft besteht darin, anhand von Zeitdaten Arbeitsprozesse und Personaleinsatz im Sinne einer höchstmöglichen Produktivität zu optimieren.
Produktions- oder projektbezogene Zeitwirtschaft
Bezogen auf den Herstellungs- bzw. Wertschöpfungsprozess bildet die Zeitwirtschaft die Grundlage der Auftragsterminierung und ist Basis für das Zeitmanagement. Ihre Aufgabe liegt in der zeitlichen Planung und Steuerung einzelner Arbeitsschritte, die vom Auftragseingang bis zur Fertigstellung erforderlich sind. Hierzu werden anhand von Schätzungen oder Erfahrungswerten aus der Vergangenheit zunächst Soll-Zeiten definiert. Im Anschluss werden die realen Zeitdaten zu den Durchlaufzeiten erhoben, es wird also konkret ermittelt, wieviel Zeit jeder einzelne Arbeitsschritt tatsächlich benötigt. Liegen Abweichungen zwischen Soll-Zeiten und Ist-Zeiten vor, gibt eine Analyse dieser Abweichungen Hinweise auf Verbesserungs- bzw. Optimierungspotenzial.
Personalbezogene Zeitwirtschaft
Die HR-Zeitwirtschaft hat das Erfassen und Bearbeiten der Zeitdaten aller Mitarbeiter zur Aufgabe. Häufig wird unter HR-Zeitwirtschaft die reine Arbeitszeiterfassung verstanden – sie geht aber darüber hinaus. Dabei dient die Arbeitszeiterfassung als wichtiges Instrument der HR-Zeitwirtschaft. Personalbezogene Zeitwirtschaft erhebt und verwaltet Daten zu
- Arbeitszeiten
- Überzeiten
- Pausen- und Ruhezeiten
- Urlaubs- und Krankentagen
- Wege- und Reisezeiten
- Abwesenheiten (aufgrund von z.B. Weiterbildungen oder Mutterschaft)
Man unterscheidet zwischen positiver und negativer Zeitwirtschaft. Bei der positiven Zeitwirtschaft werden sämtliche die Arbeitszeit der Mitarbeiter betreffende Daten gesammelt und bewertet. Die negative Zeitwirtschaft beschäftigt sich nur mit Abweichungen von den Soll-Zeiten. Durch ein kontinuierliches Erfassen von Arbeitszeiten und deren Analyse werden zum Beispiel Arbeitsüberlastungen vermieden, Arbeitszeitkonten effizient geführt sowie Lohnabrechnungen vereinfacht.
Sowohl Unternehmen als auch deren Mitarbeiter können von einem umfassenden Zeitwirtschaftssystem profitieren. Werden Durchlaufzeiten und Arbeitszeiten dokumentiert und ausgewertet, bringt das einerseits wertvolle Informationen zu vorhandenen Einsparpotenzialen und liefert zugleich Hinweise zu eventuell notwendigen Verbesserungen im Arbeitsprozess. Auf der anderen Seite schafft Zeitwirtschaft Transparenz und entlastet Mitarbeiter und die Personalverwaltung von administrativen Aufgaben. Als Grundlage für ein Zeitwirtschaftssystem dienen Daten, die mithilfe einer Zeiterfassungs-Software zentral gesammelt und bearbeitet werden sollten, um ein umfassendes Bild zu erhalten.
Ergeben sich Abweichungen zwischen ermittelten Soll-Zeiten und den Ist-Zeiten, kann Schritt für Schritt untersucht werden, woran das liegt. Welche Aufgabe nimmt wieviel Zeit in Anspruch? Wo gibt es Leerlaufzeiten und wo staut sich die Arbeit? Sind einzelne Mitarbeiter überlastet und benötigen Unterstützung? Müssen neue Arbeitsmittel beschafft oder Endtermine verschoben werden? Die Erkenntnisse, die ein Zeitwirtschaftssystem liefert, sind ausserdem wichtig für Planung und Finanzierung zukünftiger Aufträge oder Projekte. Ein genauer Überblick zu allen zeitlichen Faktoren hilft Unternehmen bei der Ressourcen- und Personalbedarfsplanung und erlaubt eine flexible Anpassung an aktuelle Erfordernisse.
Auch in der Temporärarbeit ist die Zeitwirtschaft von Bedeutung – insbesondere im Hinblick auf ein effizientes Arbeitszeitmanagement. Mittels digitaler Arbeitszeitkonten können Personalverleiher und ihre Mitarbeiter punktgenau Arbeitszeiten erfassen. So sind Lohnabrechnungen transparent und nachvollziehbar – gegenüber Mitarbeitern und dem Einsatzbetrieb. Zeichnen sich Überzeiten ab oder fallen Minusstunden an, kann rechtzeitig ausgleichend eingegriffen werden. Der Verleiher hat bedeutend weniger administrativen Aufwand bei seinen Abrechnungen und dem Verwalten von Absenzen sowie bei der Urlaubs- und Personaleinsatzplanung. Durch digitale Zeiterfassungstools können auch flexible Arbeitszeitmodelle unkompliziert unterstützt werden, da jederzeit ein Überblick zu geleisteten und noch offenen Arbeitsstunden besteht.
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Die Zeitwirtschaft mithilfe digitaler Zeiterfassungstools (z.B. als Bestandteil eines Mitarbeiterportals) ist ein bedeutendes wirtschaftliches Steuerungsinstrument für Unternehmen. Sie dient der Terminierung und der Kapazitätsplanung bei der Auftragsbearbeitung sowie dem Erfassen geleisteter Arbeitszeiten der Mitarbeiter und zur korrekten Lohnabrechnung. Sie ist Grundlage für Kostenkalkulationen sowie zukünftige Berechnungen zum Zeitmanagement. Der Kapazitätsabgleich legt Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Zustand offen und zeigt so Optimierungsbedarf auf.
Beitragsbild: pixabay.com // Gerd Altmann
