Personalverwaltung – Säule des Personalwesens
➭ Definition: Was ist Personalverwaltung?
➭ Was gehört zur Personaladministration?
➭ Warum ist Personalverwaltung wichtig?
➭ Digitalisierung der HR-Administration
➭ Interne oder externe Personalverwaltung?
Was versteht man unter Personalverwaltung?
Jedes Unternehmen ist auf seine Mitarbeitenden angewiesen und muss deswegen über ein funktionierendes Personalmanagement verfügen. Innerhalb des gesamten Personalwesens spielt die Personalverwaltung eine zentrale Rolle. Verwaltung – das hört sich erst einmal nach Aktenbergen und Bürokratie an, ist aber für einen reibungslosen Ablauf rund um die Belange von Mitarbeitenden und Unternehmen unverzichtbar.
Definition
Unter Personalverwaltung bzw. Personaladministration versteht man einen Teilbereich des HR-Managements. Hier werden sämtliche administrativen – also verwalterischen – und organisatorischen Aufgaben, die durch ein Arbeitsverhältnis entstehen, bearbeitet. Das beginnt mit der Einstellung eines Mitarbeitenden und reicht bis zu dessen Ausscheiden. Neben unternehmensinternen Angelegenheiten umfasst das auch transaktionale Tätigkeiten gegenüber Dritten, wie Finanzbehörden oder Sozialversicherungsträgern.
Was sind administrative Aufgaben im Personalbereich?
Wird ein Arbeitsvertrag geschlossen, ergeben sich daraus «hinter den Kulissen» verschiedene organisatorische Aufgaben für die Personalabteilung. Personalakten müssen angelegt, Gehälter gezahlt, Arbeitszeiten erfasst werden und vieles mehr. Dabei zielt die Arbeit der Personalverwaltung auf zwei wesentliche Bereiche ab. Einerseits erwachsen ihre Aufgaben von Rechts wegen und aus unternehmensinternen Gründen, andererseits können sie für strategische oder personalpolitische Entscheidungen bedeutsam sein.
Arbeitsverhältnisse bedingen gegenseitige Verpflichtungen und unterliegen Recht und Gesetz. In diesem Zusammenhang fallen der Personaladministration folgende Aufgaben zu:
➟ Erstellen von rechtskonformen Arbeitsverträgen
➟ Führen von Personaldossiers
➟ Lohnabrechnungen
➟ Bearbeiten von Mitarbeitergesuchen (Urlaub, Einsicht in die Personalakte u.ä.)
➟ Arbeitszeiterfassung
➟ Personalstatistiken erstellen und pflegen (Eintritte, Austritte, Positionsveränderungen)
➟ Bearbeiten von Sozialversicherungs- und Steuerangelegenheiten
➟ Erstellen von Zeugnissen
Daneben muss das Management Entscheidungen im Hinblick auf die strategische Personalplanung und Personalentwicklung treffen, die sich auf die Unternehmensplanung insgesamt auswirkt. Hierzu liefert die HR-Admisnistration wichtige Eckdaten, indem sie:
• Kennzahlen für das Management erfasst, wie etwa Fehlzeiten durch Unfälle oder Krankheiten, Altersstruktur, Lohnvergleiche, Personalbestand.
• Mitarbeiterbefragungen durchführt und analysiert.
• Potenzialanalysen vorbereitet.
• die Budgetplanung unterstützt.
Dafür müssen die in der Administration tätigen Personalfachleute die aktuellen rechtlichen Rahmenbedingungen kennen und anwenden. Obwohl viele Aufgaben der Personalverwaltung von Formalien und Routine geprägt sind, erfordern sie eine akkurate Arbeitsweise, weil das Personalwesen ein besonders sensibler Bereich im Unternehmen ist. Denn hier werden zahlreiche personenbezogene und vertrauliche Daten gesammelt und ausgewertet.
Bedeutung und Ziele der Personalverwaltung
Administrative Prozesse wirken sich auch entscheidend auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus. Wenn das Salär nicht pünktlich kommt, Urlaubsanträge nicht bearbeitet oder Überzeiten inkorrekt erfasst werden und ähnliches, sorgt das für Unstimmigkeiten, Demotivation und auf lange Sicht stehen Kündigungen ins Haus. Eine hohe Fluktuation aber kann keinesfalls im Interesse eines Unternehmens liegen, schon gar nicht, seit die Personalbeschaffung immer schwieriger geworden ist.
Daran lässt sich die Bedeutung einer einwandfrei arbeitenden Personalverwaltung erkennen – sie ist unentbehrliche Säule für das Personalmanagement und Grundlage eines reibungslosen Arbeitsablaufs. Geht hier etwas schief, hat das unmittelbare Auswirkungen auf das ganze Unternehmen. Die Personaladministration soll gewährleisten, dass
- jederzeit die erforderlichen Daten bereitstehen
- das Management entlastet wird
- eine vernünftige Basis für Personalentscheidungen vorhanden ist
- Mitarbeiterbelange erkannt und berücksicht werden
Zugleich unterstützt sie das Management bei der Entwicklung von Konzepten und Instrumenten zur modernen Mitarbeiterführung. Die zentralen Ziele der Personalverwaltung sind dabei, im Hinblick auf Personalfragen für Transparenz, Effizienz und Wirtschaftlichkeit zu sorgen. Damit ein Unternehmen wettbeberbsfähig bleibt, haben vor allem motivierte und qualifizierte Mitarbeitende eine Schlüsselfunktion. Grundpfeiler zur Mitarbeiterzufriedenheit ist eine umsichtig und fehlerfrei arbeitende Personaladministration.
Digitale Services für das Personalwesen
Die Digitalisierung macht auch vor dem Personalmanagement nicht halt. Digitale Prozesse in der Personalverwaltung einzuführen, ist sinnvoll. Denn gerade Routineaufgaben machen oft unaufmerksam und bergen so eine nicht zu unterschätzende Fehlergefahr. Eine passende Software kann hier die Lösung sein, um Daten fehlerfrei zu verwalten und durch digitale Schnittstellen zu Behörden etc. die Datenübermittlung zu vereinfachen.
Die digitale Personalakte ist mittlerweile fast zum Standard geworden und lässt sich mittels sogenannter Employee Self Services noch erweitern. Hier können Mitarbeitende ihre Daten selbst verwalten und Anträge einreichen. Das sorgt für erhöhte Transparenz und fördert das Verantwortungsbewusstsein. Insgesamt betrachtet kann die Digitalisierung von administrativen Aufgaben das Personalmanagement entlasten.
Allerdings ist im digitalen Zeitalter der Schutz personenbezogener Daten zum großen Thema geworden. Deshalb muss auch beim Einsatz von Software in der HR-Verwaltung der Datenschutz gemäss Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) jederzeit gewährleistet sein. Gegebenenfalls sind darüber hinaus die Vorschriften der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu beachten, beispielsweise bei der Beschäftigung von Grenzgängern.
Personalverwaltung intern oder extern?
Personalmanagement inklusive Personaladministration erfordert viel Fachwissen. Nicht umsonst existieren in der Schweiz verschiedene Berufsbildungsmöglichkeiten im Personalwesen. HR-Fachleute sind gefragt, denn Unternehmen wissen um die Bedeutung ihrer HR-Abteilung. Nun kann nicht jeder Betrieb eine eigene Personalabteilung auf die Beine stellen, die das gesamte Personalmanagement stemmt. Oder aber die Personalabteilung ist mit der Personaladministration überlastet und hat wenig Zeit für ihre Kernaufgaben.
Eine Alternative kann die externe Personalverwaltung durch einen Personaldienstleister sein. Schon länger ist das Outsourcing von Aufgaben, die intern nur unzureichend bewältigt werden können, eine gute Möglichkeit, die eigene Organisation zu entlasten. So übernehmen Personaldienstleister beispielsweise Lohnabrechnungen, die Verwaltung von Arbeitsverträgen und Sozialversicherungssystemen oder gar die komplette Personaladministration. Sie haben die notwendige Sachkenntnis und beschäftigen selbst Personalprofis, die sich im Personalwesen bestens auskennen.
Personaldienstleister bieten nicht nur umfangreiche Services in der Personalverwaltung. Sie helfen ebenfalls bei der schnellen und unkomplizierten Personalbeschaffung. Dafür benötigen sie einen stets aktuellen Überblick über den Stellenmarkt. Exakt auf die Branchenbedürfnisse zugeschnitten erhalten Personaldienstleister mit Jobfile Zugriff auf eine der größten Schweizer Stellendatenbanken. Das spart mühsamen Rechercheaufwand und schafft mehr Platz für Kernaufgaben. Sie kennen Jobfile noch nicht? Testen Sie uns sieben Tage unverbindlich und natürlich kostenlos.
Beitragsbild: pexels.com // Andrea Piacquadio
