Personalbedarf – Arten, Einflussfaktoren & Planung
Die moderne Arbeitswelt ist von vielen Umbrüchen geprägt. Unternehmen müssen flexibel sein, um mit neuen Marktbedingungen und dem technologischen Wandel Schritt halten zu können. Das wirkt sich unter anderem auf den Personalbedarf aus. Damit die Produktivität nicht auf der Strecke bleibt, muss auch die Personalplanung an immer neue Anforderungen angepasst werden.
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Mit Personalbedarf wird die Anzahl der Mitarbeiter, die ein Unternehmen benötigt, bezeichnet. Er ist damit eine wichtige Kenngrösse im Personalwesen. Denn nur wenn ein Unternehmen genug Mitarbeiter hat, kann es die produktiven Aufgaben bewältigen, die erforderlich sind, um die Unternehmensziele zu erreichen. Das bedeutet, dass Wettbewerbsfähigkeit und Wachstum massgeblich vom Personalbestand – also den vorhandenen Mitarbeitern – abhängen. Weil der Personalbestand aber keine Konstante ist, schwankt der Personalbedarf aufgrund verschiedener Einflussfaktoren. Dabei unterscheidet man zwischen verschiedenen Personalbedarfsarten.
Quantitativer Personalbedarf
Wie viele Mitarbeiter werden gebraucht, um bestimmte Aufgaben in einer bestimmten Zeit zu erledigen? Der quantitative Personalbedarf meint die konkrete Anzahl der Arbeitskräfte, die vorhanden sein müssen.
Qualitativer Personalbedarf
Welches Know-how und welche Qualifikationen müssen Mitarbeiter haben, um die vorgegebenen Aufgaben effizient und effektiv erfüllen zu können? Der qualitative Personalbedarf meint die Erfordernisse im Hinblick auf Ausbildung, Wissen und Fähigkeiten der Mitarbeiter.
Neben quantitativem und qualitativem Bedarf existieren weitere Arten des Personalbedarfs, die sich auf verschiedene Situationen beziehen:
- Zusatzbedarf ➛ zeitweiliger Mehrbedarf (z.B. saisonal bedingte Auftragsspitzen)
- Reservebedarf ➛ Bedarf an für Notfälle bereitzuhaltendem Personal
- Ersatzbedarf ➛ Bedarf der Nachbesetzung aufgrund des Weggangs von Mitarbeitern
- Neubedarf ➛ Bedarf für die Besetzung neu geschaffener Stellen (z.B. wegen Expansion)
- Minderbedarf ➛ Bedarfsrückgang (z.B. durch Outsourcing oder Rationalisierung)
- Freistellungsbedarf ➛ notwendiger Personalabbau
Die einzelnen Bedarfsarten miteinander ins Verhältnis gesetzt, ergeben den Gesamt- bzw. Bruttopersonalbedarf. Zieht man den vorhandenen Personalbestand vom Bruttopersonalbedarf ab, erhält man den Nettopersonalbedarf.
Bruttopersonalbedarf – aktueller Personalbestand = Nettopersonalbedarf
Je nachdem, ob das Ergebnis beim Nettopersonalbedarf positiv (Bedarf übersteigt Bestand) oder negativ (Bestand ist höher als Bedarf) ausfällt, muss Personal beschafft oder abgebaut werden.
Ein Auseinanderklaffen zwischen vorhandenem und tatsächlich notwendigem Personal – gemessen an der jeweiligen Auftragslage, den Zielvorgaben sowie dem Budget – kann sich erheblich auf Produktivität und Kosten auswirken. Die Planung des Personalbedarfs spielt mithin eine wichtige Rolle. Sie dient dem Zweck, jederzeit einen optimalen Personalbestand zu erreichen bzw. sicherzustellen. Nur wenn der Soll-Bedarf dem Ist-Bedarf sowohl in qualitativer als auch quantitativer Hinsicht möglichst entspricht, kann ein Unternehmen wirtschaftlich arbeiten. Die Personalbedarfsplanung ist Teilbereich der gesamten Personalplanung im Unternehmen. Ihre Aufgaben bestehen insbesondere in:
- Messen des momentanen Personalbedarfs
- Einschätzung bzw. Berechnung des zukünftigen Personalbedarfs
- Ermittlung der nötigen Mitarbeiter sowie Qualifikationen
- Ableiten von Massnahmen zur Personalbeschaffung oder zum Abbau von Stellen
Zur Personalbedarfsplanung werden verschiedene Methoden eingesetzt. Während die Schätzmethode hauptsächlich auf Beobachtungen und Erfahrungswerten basiert, nutzen mathematische Verfahren zur Berechnung des Personalbedarfs bestimmte Kennzahlen (z.B. aus der personalbezogenen Zeitwirtschaft oder aus statistischen Auswertungen).
Die Personalplanung ist ein sehr weites Feld und es scheint nahezu unmöglich, zukünftigen Personalbedarf korrekt einzuschätzen oder gar zu berechnen, da es eine ganze Reihe von Einflussfaktoren gibt, die sich mittelbar oder unmittelbar auf den Personalbedarf auswirken.
Beispiele äussere Faktoren:
- Absatzschwankungen
- geänderte Wettbewerbssituation
- politische Ereignisse
- klimatische Veränderungen
- demografische Entwicklung
Beispiele interne Faktoren:
- Personalstruktur
- Arbeitsbedingungen, Arbeitsmittel
- Mitarbeitermotivation
- Kündigungen, Pensionierungen, Todesfälle
- Fehlzeiten wegen Urlaub, Krankheit, Unfall
Manche dieser Faktoren werden unvermittelt relevant (wie etwa Pandemien oder politische Krisen), andere hingegen sind vorhersehbar und damit auch beeinflussbar. Eine vorausschauende Personalplanung muss sich also mit verschiedenen Szenarien auseinandersetzen, damit der Personalbestand entsprechend an den Personalbedarf angepasst werden kann.
Je nachdem, warum, wo und wann der Soll-Personalbedarf vom Ist-Bedarf abweicht bzw. abweichen wird, kann ein Unternehmen diverse Massnahmen lancieren, um Personalmangel oder -überhang zu vermeiden sowie kurzfristige Engpässe zu überbrücken:
➲ Personalbestand ist zu gering
Rückgriff auf interne Personalreserven
Zeitweise Mehrarbeit für vorhandene Mitarbeiter
Rationalisierungsmassnahmen zur Steigerung der Effizienz von Arbeitsabläufen
Auslagerung von einzelnen Arbeitsaufgaben (Outsourcing)
Beschäftigung temporärer Arbeitskräfte
Einstellung neuer Mitarbeiter
➲ Personalbestand ist zu hoch
Abbau von Überzeiten
flexible Arbeitszeitmodelle (Teilzeit, Jahresarbeitszeit)
Frühpensionierungen
Anpassung von Urlaubszeiten
Übernahme von Aufgaben aus anderen Abteilungen
Kündigungen bzw. Outplacement
Bei der Personalbedarfsplanung kommt es auch darauf an, mit Weitblick zu handeln. Unternehmen sollten insbesondere die Alters- und Sozialstruktur ihrer Mitarbeiter analysieren und rechtzeitig in die Nachbesetzung zukünftiger Vakanzen investieren (etwa durch Ausbildung, gezielte Nachwuchsförderung und Qualifizierungsmassnahmen). Die Arbeitszeiterfassung ist ebenfalls ein wichtiges Instrument, Personalbedarf zu erkennen – beispielsweise, wenn sich Überzeiten häufen oder der Krankenstand steigt. Jedes Unternehmen steht vor der Herausforderung, zu ermitteln, wie viele Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen es kurz- mittel- und langfristig braucht, um Aufgaben effektiv und effizient zu meistern. Aus diesem Grund ist die Personalplanung ein Kernstück im HR-Management.
Beitragsbild: pixabay.com // geralt
