Anforderungsprofil als Basis für Erfolg im Recruiting

Jeder Job hat seine ganz speziellen Besonderheiten. Dementsprechend verschieden sind die persönlichen Eigenschaften, die jemand besitzen muss, um den Anforderungen an seine berufliche Position gerecht zu werden. Das ist auch ein sehr entscheidendes Kriterium beim Recruiting. Denn je besser ein Bewerber von seinen Kompetenzen her zur vakanten Stelle passt, desto erfolgreicher wird er seine Aufgaben bewältigen. Ein individuelles Anforderungsprofil zu erstellen, sollte deshalb fester Bestandteil im Recruiting sein.

Anforderungsprofile werden als interne Dokumente in verschiedenen Zusammenhängen genutzt. Sie beinhalten erforderliche und gewünschte Merkmale an ein Produkt, einen Prozess oder eine Person. Besondere Bedeutung haben sie bei der Personalplanung und -beschaffung.

Ein berufliches Anforderungsprofil bildet alle wesentlichen Kompetenzen und Qualifikationen ab, die im Unternehmen für das Ausüben einer bestimmten Tätigkeit notwendig, aber auch wünschenswert sind und gewichtet sie nach Relevanz. Dazu zählen tätigkeitsbezogenes, fachliches Wissen ebenso, wie methodische und persönliche Kompetenzen. Kurz gesagt: Das Anforderungsprofil formuliert die Erwartungen an den (idealen) Kandidaten bzw. Mitarbeiter.

Anforderungsprofil und Stellenbeschreibung – Wo ist der Unterschied?

Ein Anforderungsprofil ist übrigens nicht identisch mit der Stellenbeschreibung. Denn es gibt einen wichtigen Unterschied: Die Stellen- bzw. Tätigkeitsbeschreibung umreisst die Rahmenbedingen der Position – wie Aufgaben, Ziele, Veranwortlichkeiten und Befugnisse. Demgegenüber beziehen sich Anforderungsprofile immer konkret auf die Person des Kandidaten und dessen Eignung.

Eine Hauptfunktion von Anforderungsprofilen ist die Unterstützung bei Bewerbersuche und Personalauswahl, da die Kriterien des Anforderungsprofils als eines der Kernelemente in die Stellenausschreibung einfliessen. Je präziser das Profil ausgearbeitet ist, desto genauer können die Anforderungen an Bewerber unter der Rubrik »Ihre Qualifikationen« ausformuliert werden. Das wiederum erhöht die Chance, mit der Stellenanzeige genau diejenigen Kandidaten anzusprechen, deren Eignungsprofile eine hohe Übereinstimmung aufweisen.

Damit sind Anforderungsprofile ein wichtiges Recruiting-Instrument und gemeinsam mit der Stellenbeschreibung Ausgangsbasis für aussagekräftige, zielgruppengerechte Stellenanzeigen. Sie helfen Unternehmen, die für die Stelle benötigten Fähigkeiten und Kompetenzen genau zu definieren und so zu vermeiden, ungeeignete Bewerber anzusprechen oder gar Fehlbesetzungen vorzunehmen.

Darüber hinaus dienen sie intern als Grundlage für Leistungsbeurteilungen sowie Personalentwicklungsmassnahmen. Anhand eines Anforderungsprofils lässt sich überprüfen, ob es Abweichungen zur ursprünglichen Erwartungshaltung gibt. So können Anforderungen besser an das vorhandene Leistungsniveau angepasst und mögliche Kompetenzlücken durch gezielte Qualifizierungsangebote geschlossen werden.

Da ein Anforderungsprofil mehrere Aspekte berücksichtigen muss, wird es üblicherweise auch in mehrere Bereiche unterteilt, denen dann die jeweils für den Bereich ausschlaggebenden Faktoren zugeordnet werden:

Formelles

Hierher gehören die für die Position notwendigen formalen Anforderungen, wie Bildungsabschluss, Berufserfahrung, Zusatzqualifikationen sowie jobspezifische Erfordernisse (z.B. Führerschein für Berufskraftfahrer).

Fachlich-Methodisches

Der Bereich Fachkompetenz beinhaltet das, was für das Ausüben der Tätigkeit an Fachwissen vorhanden sein sollte (z.B. Fremdsprachenkenntnisse, Branchenwissen), sowie jene Fähigkeiten, die die Arbeitsmethodik prägen (z.B. Organisationstalent, Kundenorientiertheit, strategisches Handeln).

Persönlichkeitsmerkmale

Passt der Kandidat von seinem Wesen her zum Unternehmen und zum Team? Soziale Kompetenzen (Soft Skills) spielen bei der Eignung für eine Position ebenfalls eine wichtige Rolle (z.B. Empathie, Lernbereitschaft, Leistungswille, Kritikfähigkeit).

Generell gilt, dass nicht sämtliche Anforderungen die gleiche Wertigkeit besitzen. Stattdessen orientiert sich die Relevanz ganz konkret an den spezifischen Gegebenheiten der jeweils zu besetzenden Position. Dabei gibt es sogenannte Ausschlusskritieren. Diese stellen ein »Must-have« dar – sie sind unbedingt erforderlich und wer darüber nicht verfügt, ist grundsätzlich für die Stelle ungeeignet.
Soll-Kriterien sind zwar ebenfalls wichtig. Wenn sie aber Fähigkeiten oder Eigenschaften betreffen, die beispielsweise auch im Job erworben oder weiter trainiert werden können – wie etwa der Umgang mit spezieller Software – müssen sie nicht zwingend Einstellungsvoraussetzung sein. Bei der Erstellung von Anforderungsprofilen kommt es deshalb darauf an, nicht nur zu definieren, was generell für die Stelle benötigt wird, sondern auch, welche Gewichtung die einzelnen Anforderungen tatsächlich haben.

Durch den Abgleich des Anforderungsprofils mit dem Kompetenzprofil in der Bewerbung ergibt sich das Eignungsprofil. Dieses macht deutlich, inwieweit sich die Qualifikationen des Kandidaten mit den Anforderungen des Unternehmens decken. Ein präzises Anforderungsprofil zu erstellen, ist aus mehreren Gründen vorteilhaft, da es

• auf die wesentlichen Kriterien für die Stelle fokussiert,
• wichtige Informationen kurz und übersichtlich bündelt,
• verschiedene Kandidatenprofile auf objektiver Ebene miteinander vergleichbar macht,
• die Vorauswahl durch einen einfachen Soll-Ist-Abgleich erleichtert,
• Zeitersparnis im Recruiting-Prozess bringt,
• allgemein den Blick für Arbeitsanforderungen im Unternehmen schärft.

Anforderungsprofile sollten immer individuell auf die jeweils zu besetzende Position und die Aufgaben zugeschnitten sein. Sofern Sie bereits eine Vorlage besitzen, übernehmen Sie diese nicht einfach pauschal. Selbst Stellen mit identischen Tätigkeiten können mit unterschiedlichen Anforderungen verknüpft sein.

➠ Im ersten Schritt loten Sie gemeinsam mit der Personalabteilung und dem zukünftigen Team bzw. der Fachabteilung aus:

• Mit welche Aufgaben ist die Position verbunden?
• Wie sind die üblichen Arbeitsabläufe?
• Welche Arbeitsziele gibt es?

➠ Im zweiten Schritt erfassen Sie gemeinsam alle Fähigkeiten, Qualifikationen und Eigenschaften, die zur Erfüllung der Arbeitsaufgaben nötig sind. Beschreiben Sie die Anforderungen zunächst ausführlich und legen dann Ausschluss-, Soll-, und Wunschkritieren fest.

➠ Im dritten Schritt erfolgt die Gewichtung der einzelnen Anforderungen – von »nicht wichtig« bis »sehr wichtig«. Streichen Sie insbesondere alles, was verzichtbar ist, um das Anforderungsprofil nicht zu überfrachten. Gliedern Sie das Profil in drei oder vier Bereiche und visualisieren Sie es – zum Beispiel als Matrix oder in Tabellenform.

Anforderungsprofil Beispiel: HR-Fachfrau/-mann in der Personaldienstleistung

Formelles
abgeschlossene HR-Berufsprüfung (Fachrichtung C)
min. 5 Jahre HR-Berufserfahrung
Deutschkenntnisse

Relevanz
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Fachliches
Recruiting-Erfahrung im Pflegebereich
Bewerbermanagement
Arbeitsrecht und Datenschutz
Lohnbuchhaltung

Relevanz
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Methodisches
eigenverantwortliche Arbeitsweise
organisatorisches Geschick
Kundenorientiertheit

Relevanz
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Persönliches
Einfühlungsvermögen
Belastbarkeit
Teamfähigkeit

Relevanz
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Das Ziel eines Anforderungsprofils ist es, notwendige und wünschenswerte Bewerber-Skills in übersichtlicher Form darzustellen. Personalverantwortliche und Recruiter bekommen so ein Arbeitsmittel an die Hand, das das Recruiting vereinfacht. Überspitzen Sie Ihre Erwartungen an Bewerber aber nicht, sondern bleiben Sie realistisch. Zu hohe und zu viele Anforderungen schrecken eher ab. Wenn Sie für eine Position ein Anforderungsprofil erstellt haben, prüfen und aktualisieren Sie es regelmässig. Denn Anforderungen und Arbeitsvoraussetzungen ändern sich im Laufe der Zeit.

Beitragsbild: pexels.com // Bastian Riccardi

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